사례: 다낭에서 80명 규모의 기업 행사

고객의 작업: 손님 80명, 2일 및 최소 물류

한 B2B 고객께서 80명 규모의 다낭 출장을 요청해 주셨습니다. 팀은 여러 아시아 국가에서 비행기를 타고 왔고, 손님 중 일부는 처음으로 베트남을 방문했기 때문에 명확한 물류, 영어를 사용하는 조정 및 긴 여행이 없는 프로그램이 우선순위였습니다. 모든 작업에 이틀이 할당되었으며 프로그램 내에서 비즈니스 부분, 수상 활동 및 저녁 네트워킹을 결합해야 했습니다.

이와 별도로 클라이언트는 두 가지 제한 사항을 식별했습니다. 첫째, 행사는 도시를 폐쇄하지 않고 지방 당국과의 복잡한 조정 없이 진행되어야 했습니다. 둘째, 예산은 합리적인 한도 내에서 유지되어야 했습니다. 다낭의 가격은 비슷한 수준의 장소와 서비스로 발리보다 30-40% 저렴하므로 이 도시는 건기 및 물과 개방형 테라스를 위한 편안한 날씨가 있는 2-8월, 이상적으로는 3-5월에 팀 여행에 최적으로 선택되었습니다.

• —80명의 손님, 국제적인 혼합 팀
• —호이안으로 하룻밤 이동하지 않고 2일간의 프로그램
• —컨퍼런스 + 레가타 + 저녁 만찬
• —영어가 가능한 코디네이터와 원활한 타이밍이 필요합니다

컨셉: 바다 옆에서 일하는 날과 다낭의 불빛이 내려다보이는 저녁

우리는 "바다에서의 비즈니스"라는 개념을 제안했습니다. 아침에는 미케 해변 근처 호텔에서 짧지만 대규모 회의를 하고, 오후에는 손차 해변에서 팀 활동을 하고, 저녁에는 한강과 용다리가 내려다보이는 옥상에서 저녁 식사와 비공식적인 의사소통을 했습니다. 이 시나리오는 다낭에서 잘 작동합니다. 도시는 작고 대부분의 장소는 환승으로 15~25분 거리에 있으며 일몰이 되면 이미 비즈니스 구역에서 저녁 구역으로 이동할 수 있습니다.

프로그램이 일련의 무작위 활동처럼 보이지 않도록 하기 위해 체육관에서의 집중력과 전략부터 물 위의 움직임, 속도 및 팀 동기화에 이르기까지 경로 아이디어에 연결했습니다. 마지막 만찬은 단순한 연회가 아닌, 바쁜 하루를 보낸 후 팀 전체가 모이는 자리가 되었습니다. 우리는 현지 리듬을 별도로 고려했습니다. 다낭의 일몰은 17시 45분경이므로 이 순간 손님이 이미 옥상에 있도록 타이밍이 조정되었습니다.

위치 및 장식: My-Khe의 회의실, Shonch의 쌍동선 및 중앙 옥상

회의를 위해 우리는 미케 해변의 첫 번째 노선에 있는 호텔을 선택했습니다. 이곳은 비즈니스 행사를 위한 편리한 위치입니다. 공항과 가까우며, 중심가에서 빠르게 접근할 수 있고, 자연 채광이 들어오는 좋은 객실과 점심을 먹거나 바로 이동하여 활동을 즐길 수 있습니다. 사이트는 중립적 베이스, 깃발과 내비게이션의 액센트, 브랜드 환영 테이블, 프리젠테이션 스크린, 커피 브레이크를 위한 별도의 공간 등 고객의 기업 색상 구성으로 장식되었습니다.

레가타는 강사 및 승무원과 함께 모터 보트와 쌍동선을 타고 숀차 반도를 따라 진행되었습니다. 안전을 위해 예보와 항로, 해상 상황을 사전에 확인하고, 돌풍에 대비한 백업 시나리오를 준비했습니다. 저녁 식사를 위해 우리는 다낭 중심부에 있는 옥상을 선택했습니다. 한쪽에는 도시와 강의 전경이 있고, 다른 쪽에는 주말에 불 쇼를 볼 수 있는 드래곤 브릿지의 전망이 있습니다. 저녁에는 촛불, 낮은 구도, 로고 조명 및 과부하가 없는 포토존 등 가벼운 장식을 사용했습니다.

• —미케 1호선 회의실
• —숀차 반도 인근 해양 지역
• —다낭 중심가에서의 옥상 저녁 식사
• —브랜드화되었지만 과부하되지 않은 장식

오늘의 타임라인: 기업 행사가 시간별로 어떻게 진행되었는지

1일차는 완전히 작동하고 수집되었습니다.08:30에 손님들은 등록을 위해 도착하기 시작했고 배지, 물, 환영 키트를 받았습니다. 컨퍼런스는 09:00에 시작되었습니다. 간단한 오프닝, 경영진의 프레젠테이션, 전략 블록 및 2개의 주제별 세션이 진행되었습니다. 아침 커피 브레이크 후에 우리는 주의를 집중시키고 프로그램에 과부하가 걸리지 않도록 대화형 팀 파트를 진행했습니다.

오후에는 바다 활동을 시작했습니다. 착륙 지점까지 이동하는 데 약 20분이 소요되었으며, 이후 팀별 역할 분담과 함께 Shonch를 따라 레가타가 시작되었습니다.17시쯤 손님들은 호텔로 돌아와 휴식을 취하고 옷을 갈아입었고, 18시 30분에는 이미 루프탑 만찬을 위해 모였다. 메뉴에는 베트남 요리와 유럽 요리, 무알콜 칵테일을 위한 별도의 설정, 저녁 다낭이 내려다보이는 마지막 건배가 포함되어 있습니다. 다음날 우리는 늦은 아침 식사와 여유로운 출발이라는 부드러운 마무리를 추가했습니다.

팀에게 편안한 것은 바로 이 속도였습니다. 활동이 작업 부분을 "먹지" 않았고 저녁이 공식적인 연회로 바뀌지 않았습니다. 모든 물류가 도시 여행에 적합하다는 것도 중요합니다. 호이안이나 후에로의 지루한 여행이 필요하지 않지만, 더 긴 프로그램에서는 두 방향 모두 흥미롭습니다.

• —08:30 — 등록 및 환영
• —09:00–12:30 — 회의 및 팀 블록
• —14:00~16:30 — Shonch 근처 해상 레가타
• —18:30–22:00 — 옥상 저녁 식사 및 네트워킹

프로젝트 예산

아래는 80명 규모의 프로젝트에 대한 통합 예산입니다. 계산에는 현장, 식량, 장비, 운송, 해양 활동 및 현장 조정 등 최종 비용에 실제로 영향을 미치는 주요 항목이 포함되었습니다. 최종 금액은 시즌, 호텔 수준, 메뉴 및 활동 시나리오에 따라 다르지만 이 형식의 경우 비용을 예측 범위로 유지했습니다.

클라이언트가 투명한 구조, 즉 대량의 비용이 발생하는 위치와 품질 저하 없이 최적화할 수 있는 항목을 확인하는 것이 중요했습니다. 예를 들어 다낭에서는 과도한 장식보다는 바다 옆의 좋은 위치와 강력한 물류에 투자하는 것이 더 합리적입니다. 이는 야외 공간이 안정적으로 작동하고 예비 텐트가 필요하지 않은 건기 동안 특히 두드러집니다.

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