मामला: दा नांग में 80 लोगों के लिए कॉर्पोरेट कार्यक्रम

ग्राहक का कार्य: 80 मेहमान, 2 दिन और न्यूनतम रसद

एक बी2बी ग्राहक ने 80 लोगों के लिए दा नांग की कॉर्पोरेट यात्रा के अनुरोध के साथ हमसे संपर्क किया। टीम ने कई एशियाई देशों से उड़ान भरी, कुछ मेहमान पहली बार वियतनाम का दौरा कर रहे थे, इसलिए स्पष्ट रसद, अंग्रेजी-भाषी समन्वय और लंबी यात्राओं के बिना एक कार्यक्रम प्राथमिकता थी। हर चीज़ के लिए दो दिन आवंटित किए गए थे, और कार्यक्रम के भीतर व्यावसायिक भाग, पानी पर गतिविधि और शाम की नेटवर्किंग को जोड़ना आवश्यक था।

अलग से, ग्राहक ने दो प्रतिबंधों की पहचान की। सबसे पहले, यह आयोजन शहर को बंद किए बिना और स्थानीय अधिकारियों के साथ जटिल समन्वय के बिना होना था। दूसरे, बजट को उचित सीमा के भीतर रखा जाना था: दा नांग में, स्थान और सेवा के तुलनीय स्तर के साथ बाली की तुलना में कीमतें 30-40% कम हैं, इसलिए इस शहर को फरवरी-अगस्त में एक टीम यात्रा के लिए इष्टतम चुना गया था, आदर्श रूप से मार्च-मई में, जब शुष्क मौसम होता है और पानी और खुली छतों के लिए आरामदायक मौसम होता है।

• —80 मेहमान, मिश्रित अंतर्राष्ट्रीय टीम
• —रात भर होई एन गए बिना कार्यक्रम के 2 दिन
• —सम्मेलन + रेगाटा + शाम का रात्रिभोज
• —हमें एक अंग्रेजी बोलने वाले समन्वयक और सुचारू समय की आवश्यकता है

संकल्पना: समुद्र के किनारे एक कामकाजी दिन और दा नांग की रोशनी को देखती हुई एक शाम

हमने "समुद्र के किनारे व्यापार" की अवधारणा का प्रस्ताव रखा: सुबह - माई खे समुद्र तट के पास एक होटल में एक छोटा लेकिन विशाल सम्मेलन, दोपहर में - शॉन चा के साथ पानी पर टीम गतिविधि, शाम को - रात का खाना और हान नदी और ड्रैगन ब्रिज की छत पर अनौपचारिक संचार। यह परिदृश्य दा नांग में अच्छी तरह से काम करता है: शहर कॉम्पैक्ट है, अधिकांश साइटें स्थानांतरण द्वारा 15-25 मिनट की दूरी पर हैं, और सूर्यास्त तक आप पहले से ही व्यावसायिक हिस्से से शाम के हिस्से में जा सकते हैं।

कार्यक्रम को यादृच्छिक गतिविधियों के एक सेट की तरह दिखने से रोकने के लिए, हमने इसे एक मार्ग के विचार से बांध दिया: जिम में एकाग्रता और रणनीति से लेकर पानी पर आंदोलन, गति और टीम सिंक्रनाइज़ेशन तक। अंतिम रात्रिभोज केवल एक भोज नहीं, बल्कि एक व्यस्त दिन के बाद पूरी टीम के लिए एक सभा स्थल बन गया। हमने स्थानीय लय को अलग से ध्यान में रखा - डा नांग में सूर्यास्त लगभग 17:45 बजे होता है, इसलिए समय की व्यवस्था की गई ताकि इस समय तक मेहमान पहले से ही छत पर हों।

स्थान और सजावट: माय-खे में सम्मेलन कक्ष, शोंच में कैटामरैन और केंद्र में छत

सम्मेलन के लिए हमने माई खे समुद्र तट की पहली पंक्ति पर एक होटल चुना। यह व्यावसायिक आयोजनों के लिए एक सुविधाजनक स्थान है: हवाई अड्डे के नजदीक, केंद्र से त्वरित पहुंच, प्राकृतिक रोशनी वाले अच्छे कमरे और दोपहर के भोजन के लिए सीधे जाने या गतिविधियों में स्थानांतरित करने की क्षमता। साइट को ग्राहक की कॉर्पोरेट रंग योजना में सजाया गया था: एक तटस्थ आधार, झंडे और नेविगेशन पर जोर, एक ब्रांडेड स्वागत टेबल, एक प्रस्तुति स्क्रीन और कॉफी ब्रेक के लिए एक अलग क्षेत्र।

रेगाटा को एक प्रशिक्षक और उसके साथ आए दल के साथ मोटर नौकाओं और कैटामरैन पर शोंचा प्रायद्वीप के किनारे आयोजित किया गया था। सुरक्षित रहने के लिए, हमने पूर्वानुमान, मार्ग और समुद्र की स्थिति की पहले से जाँच की, और हवाओं के तेज़ होने की स्थिति में एक बैकअप परिदृश्य तैयार किया। रात के खाने के लिए हमने दा नांग के मध्य भाग में एक छत को चुना: एक तरफ शहर और नदी का एक पैनोरमा है, दूसरी तरफ ड्रैगन ब्रिज का दृश्य है, जो सप्ताहांत पर आग का शो देता है। शाम के लिए हमने हल्की सजावट का उपयोग किया: मोमबत्तियाँ, कम रचनाएँ, लोगो रोशनी और बिना किसी अधिभार के एक फोटो ज़ोन।

• —माई खे की पहली पंक्ति पर सम्मेलन कक्ष
• —शोंचा प्रायद्वीप के निकट समुद्री भाग
• —दा नांग के केंद्र में छत पर रात्रिभोज
• —ब्रांडेड लेकिन अतिभारित सजावट नहीं

दिन की समयरेखा: कॉर्पोरेट कार्यक्रम घंटे के हिसाब से कैसा रहा

पहला दिन पूरी तरह से कामकाजी और एकत्रित था।08:30 बजे, मेहमान पंजीकरण के लिए आने लगे और उन्हें बैज, पानी और एक स्वागत किट प्राप्त हुई। सम्मेलन 09:00 बजे शुरू हुआ: एक संक्षिप्त उद्घाटन, प्रबंधन द्वारा एक प्रस्तुति, रणनीति पर एक खंड और 2 विषयगत सत्र। सुबह के कॉफी ब्रेक के बाद, हमने ध्यान को पुनर्निर्देशित करने और कार्यक्रम को ओवरलोड न करने के लिए एक इंटरैक्टिव टीम का हिस्सा रखा।

दोपहर में समूह समुद्री गतिविधियों के लिए निकला। लैंडिंग बिंदु पर स्थानांतरण में लगभग 20 मिनट लगे, जिसके बाद टीम में भूमिकाओं के वितरण के साथ शॉंच के साथ रेगाटा शुरू हुआ।17:00 तक, मेहमान आराम करने और कपड़े बदलने के लिए होटल लौट आए, और 18:30 बजे वे पहले से ही छत पर रात्रिभोज के लिए एकत्र हुए। मेनू में वियतनामी और यूरोपीय आइटम, गैर-अल्कोहल कॉकटेल के लिए अलग-अलग सेटिंग्स और शाम के दानंग को देखने वाला एक अंतिम टोस्ट शामिल था। अगले दिन हमने एक नरम समापन जोड़ा: देर से नाश्ता और एक इत्मीनान से प्रस्थान।

यह वह गति थी जो टीम के लिए आरामदायक साबित हुई: गतिविधि ने काम के हिस्से को "खाया" नहीं, और शाम औपचारिक भोज में नहीं बदल गई। यह भी महत्वपूर्ण है कि सभी लॉजिस्टिक्स शहरी यात्रा में फिट हों - होई एन या ह्यू की थकाऊ यात्रा के बिना, हालांकि दोनों दिशाएं लंबे कार्यक्रमों के लिए दिलचस्प हैं।

• —08:30 - पंजीकरण और स्वागत
• —09:00–12:30 — सम्मेलन और टीम ब्लॉक
• —14:00–16:30 — शोंच के पास समुद्री रेगाटा
• —18:30–22:00 — छत पर रात्रिभोज और नेटवर्किंग

परियोजना बजट

नीचे 80 लोगों के लिए एक परियोजना का समेकित बजट दिया गया है। गणना में प्रमुख वस्तुएं शामिल थीं जो वास्तव में अंतिम लागत को प्रभावित करती थीं: साइटें, भोजन, उपकरण, परिवहन, समुद्री गतिविधि और साइट पर समन्वय। अंतिम राशि मौसम, होटल स्तर, मेनू और गतिविधि परिदृश्य पर निर्भर करती है, लेकिन इस प्रारूप के लिए हमने लागत को पूर्वानुमानित सीमा में रखा है।

ग्राहक के लिए एक पारदर्शी संरचना देखना महत्वपूर्ण था: जहां बड़ी मात्रा में लागत उत्पन्न होती है और गुणवत्ता के नुकसान के बिना क्या अनुकूलित किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, दा नांग में अत्यधिक सजावट की तुलना में समुद्र के किनारे एक अच्छे स्थान और मजबूत रसद में निवेश करना अधिक सार्थक है। यह शुष्क मौसम के दौरान विशेष रूप से ध्यान देने योग्य है, जब बाहरी क्षेत्र विश्वसनीय रूप से संचालित होते हैं और अतिरिक्त टेंट की आवश्यकता नहीं होती है।

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